Como uma diferença significativa em relação a outros sistemas de gerenciamento de conteúdo (CMS), o software wiki oferece menos opções de design para o layout e o design de sites. A função principal, no entanto, é um modo de edição para cada página wiki, que também permite que um novato altere o texto e o conteúdo da página sem muito treinamento. Para isso, a página wiki geralmente é aberta em um editor WYSIWYG no modo de edição ou exibida em uma linguagem de marcação simplificada e fácil de aprender (por exemplo, wikitexto) (ou ambos). Ambas as variantes geralmente permitem a rotulagem de fontes, links, listas e enumerações em particular, bem como a possibilidade de transclusões para conteúdo repetitivo em alguns casos.
Em contraste com os sistemas de gerenciamento de conteúdo, com seus fluxos de trabalho às vezes precisamente regulamentados, por exemplo, em sistemas editoriais, os wikis se baseiam na filosofia de acesso aberto: idealmente, todos os usuários podem ler e editar todas as entradas.[9] Os wikis são considerados vantajosos em relação a um CMS clássico quando um grande número de usuários publica informações, de modo que uma massa crítica é alcançada no meio e ele se torna um "auto-gerenciador". Entretanto, também há sistemas wiki que permitem o controle de acesso (por exemplo, por meio de uma lista de controle de acesso) a determinadas páginas e grupos de usuários (por exemplo, departamentos de uma empresa).
Uma função fundamental da maioria dos produtos wiki é o gerenciamento de versões, que permite aos usuários restaurar rapidamente uma versão anterior de uma página em caso de erros ou vandalismo, que dificilmente podem ser evitados devido ao acesso aberto.
Como é comum no hipertexto, as páginas individuais de um wiki são vinculadas umas às outras porhiperlinks; o título de uma página geralmente também serve como endereço do link. Os links para páginas inexistentes não são exibidos como erros, mas um formulário é exibido para criar a nova página. O trabalho em rede com outros serviços wiki populares é parcialmente possibilitado pelos chamados links InterWiki.
A maioria dos sistemas é publicada como software livre, geralmente sob uma versão da Licença Pública Geral GNU (GPL) comum. Muitos sistemas de software wiki têm uma estrutura modular e oferecem sua própria interface de programação, o que permite que os usuários escrevam suas próprias extensões sem precisar conhecer todo o código-fonte.
Um wiki pode ser acessível publicamente na World Wide Web, usado em redes locais apenas para um grupo de usuários específico (por exemplo, como uma intranet) ou usado em um único computador para organização de informações pessoais, por exemplo, na forma de um wiki de desktop. Exemplos de software wiki de desktop incluem o AcroWiki para Palm OS, Tomboy e o Zim para Linux, VoodooPad para macOS, Gluebox (independente de plataforma), ConnectedText e WikidPad para Windows e TiddlyWiki, que é executado no lado do cliente (sem um servidor) como JavaScript em qualquer navegador. Os wikis acessíveis ao público podem estar sujeitos a restrições, por exemplo, exigindo registro, de modo que uma conta de usuário seja associada a direitos de acesso adicionais.