Como diferencia significativa respecto a otros sistemas de gestión de contenidos (CMS), el software wiki ofrece menos opciones de diseño para la maquetación y el diseño de las páginas web. La función principal, sin embargo, es un modo de edición para cada página wiki, que también permite a un recién llegado cambiar el texto y el contenido de la página sin mucha formación. Para ello, la página wiki suele abrirse en un editor WYSIWYG en modo de edición o mostrarse en un lenguaje de marcado simplificado y fácil de aprender (por ejemplo, wikitext) (o ambos). Ambas variantes permiten, por lo general, el etiquetado de fuentes, enlaces, listas y enumeraciones en particular, así como la posibilidad de transclusiones para contenidos repetitivos en algunos casos.
A diferencia de los sistemas de gestión de contenidos, con sus flujos de trabajo a veces regulados con precisión, por ejemplo en los sistemas editoriales, los wikis se basan en la filosofía del acceso abierto: lo ideal es que todos los usuarios puedan leer y editar cada entrada.[9] Se considera que los wikis tienen una ventaja sobre un CMS clásico cuando un gran número de usuarios publica información, de modo que se alcanza una masa crítica en el medio y éste se convierte en un "autogestor". Sin embargo, también existen sistemas wiki que permiten controlar el acceso (por ejemplo, mediante una lista de control de acceso) a determinadas páginas y grupos de usuarios (por ejemplo, los departamentos de una empresa).
Una función clave de la mayoría de los productos wiki es la gestión de versiones, que permite a los usuarios restaurar rápidamente una versión anterior de una página en caso de errores o vandalismo, difícilmente evitables debido al acceso abierto.
Como es habitual en el hipertexto, las páginas individuales de un wiki están enlazadas entre sí mediantehipervínculos; el título de una página suele servir también como dirección del enlace. Los enlaces a páginas inexistentes no se muestran como errores, sino que aparece un formulario para crear la nueva página. La conexión en red con otros servicios wiki populares es posible en parte gracias a los llamados enlaces InterWiki.
La mayoría de los sistemas se publican como software libre, a menudo bajo una versión de la común Licencia Pública General de GNU (GPL). Muchos sistemas de software wiki tienen una estructura modular y ofrecen su propia interfaz de programación, lo que permite a los usuarios escribir sus propias extensiones sin tener que conocer todo el código fuente.
Un wiki puede ser de acceso público en la World Wide Web, utilizarse en redes locales sólo para un grupo específico de usuarios (por ejemplo, como intranet) o emplearse en un único ordenador para la organización personal de la información, por ejemplo en forma de wiki de escritorio. Algunos ejemplos de software wiki de escritorio son AcroWiki para Palm OS, Tomboy y Zim para Linux, VoodooPad para macOS, Gluebox (independiente de la plataforma), ConnectedText y WikidPad para Windows, y TiddlyWiki, que se ejecuta en el lado del cliente (sin servidor) como JavaScript en cualquier navegador. Los wikis de acceso público pueden estar sujetos a restricciones, por ejemplo, exigiendo el registro, de modo que una cuenta de usuario esté asociada a derechos de acceso adicionales.