A differenza di altri sistemi di gestione dei contenuti (CMS), il software wiki offre meno opzioni di progettazione per il layout e il design dei siti web. La funzione principale, tuttavia, è una modalità di editing per ogni pagina wiki, che consente anche a un nuovo utente di modificare il testo e il contenuto della pagina senza bisogno di molta formazione. A questo scopo, la pagina wiki viene spesso aperta in un editor WYSIWYG in modalità di modifica o visualizzata in un linguaggio di markup semplificato (ad esempio wikitext) facile da imparare (o entrambi). Entrambe le varianti consentono generalmente l'etichettatura dei caratteri, il collegamento, gli elenchi e le enumerazioni in particolare, nonché la possibilità di transclusioni per i contenuti ripetitivi in alcuni casi.
A differenza dei sistemi di gestione dei contenuti, con i loro flussi di lavoro talvolta precisamente regolamentati, ad esempio nei sistemi editoriali, i wiki si basano sulla filosofia dell'accesso aperto: idealmente, ogni utente può leggere e modificare ogni voce.[9] Si ritiene che i wiki abbiano un vantaggio rispetto a un classico CMS quando un gran numero di utenti inserisce informazioni, in modo da raggiungere una massa critica nel mezzo e farlo diventare un "autogestore". Tuttavia, esistono anche sistemi wiki che consentono il controllo degli accessi (ad esempio, tramite una lista di controllo degli accessi) per determinate pagine e gruppi di utenti (ad esempio, i dipartimenti di un'azienda).
Una funzione chiave della maggior parte dei prodotti wiki è la gestione delle versioni, che consente agli utenti di ripristinare rapidamente una versione precedente di una pagina in caso di errori o vandalismo, difficilmente evitabili a causa del libero accesso.
Come di consueto nell'ipertesto, le singole pagine di un wiki sono collegate tra loro dalink ipertestuali; il titolo di una pagina di solito funge anche da indirizzo del link. I collegamenti a pagine inesistenti non vengono visualizzati come errori, ma viene visualizzato un modulo per creare la nuova pagina. Il collegamento in rete con altri popolari servizi wiki è in parte reso possibile dai cosiddetti collegamenti InterWiki.
La maggior parte dei sistemi è pubblicata come software libero, spesso sotto una versione della comune GNU General Public Licence (GPL). Molti sistemi software wiki hanno una struttura modulare e offrono una propria interfaccia di programmazione, che consente agli utenti di scrivere le proprie estensioni senza dover conoscere l'intero codice sorgente.
Un wiki può essere accessibile pubblicamente sul World Wide Web, utilizzato in reti locali solo per uno specifico gruppo di utenti (ad esempio come intranet) o utilizzato su un singolo computer per l'organizzazione personale delle informazioni, ad esempio sotto forma di wiki desktop. Esempi di software wiki desktop sono AcroWiki per Palm OS, Tomboy e Zim per Linux, VoodooPad per macOS, Gluebox (indipendente dalla piattaforma), ConnectedText e WikidPad per Windows e TiddlyWiki, che funziona sul lato client (senza server) come JavaScript in qualsiasi browser. I wiki accessibili al pubblico possono essere soggetti a restrizioni, ad esempio richiedendo la registrazione, in modo che un account utente sia associato a diritti di accesso aggiuntivi.