Différence essentielle par rapport aux autres systèmes de gestion de contenu (CMS), le logiciel wiki offre moins de possibilités de création pour la mise en page et le design des pages web. En revanche, la fonction primaire est un mode d'édition pour chaque page wiki, qui permet même à un novice de modifier le texte et le contenu de la page sans grande formation. Pour ce faire, la page wiki est souvent ouverte en mode d'édition dans un éditeur WYSIWYG ou affichée dans un langage de balisage simplifié et facile à apprendre (par exemple Wikitext) (ou les deux, au choix). Les deux variantes permettent en général notamment le marquage des caractères, les liens, les listes et les énumérations, ainsi que parfois la possibilité de transclusion pour les contenus répétitifs.
Contrairement aux systèmes de gestion de contenu avec leurs processus de travail (en anglais workflows) en partie réglés de manière précise, par exemple dans les systèmes de rédaction, les wikis misent sur la philosophie de l'accès ouvert : dans l'idéal, chaque utilisateur peut lire et modifier chaque entrée.[9] Les wikis sont considérés comme avantageux par rapport à un CMS classique lorsqu'un grand nombre d'utilisateurs publient des informations, de sorte qu'une masse critique est atteinte dans le média et qu'il devient un "self-service". Il existe également des systèmes wiki qui permettent un contrôle d'accès (par exemple via une liste de contrôle d'accès) pour certaines pages et certains groupes d'utilisateurs (par exemple les départements d'une entreprise).
Une fonction essentielle de la plupart des produits wiki est la gestion des versions, qui permet aux utilisateurs de restaurer rapidement une version antérieure d'une page en cas d'erreur - difficilement évitable en raison de l'accès ouvert - ou de vandalisme.
Comme c'est généralement le cas avec les hypertextes, les différentes pages d'un wiki sont reliées entre elles par des références croisées(hyperliens) ; le titre d'une page sert généralement aussi d'adresse de lien. Les liens vers des pages inexistantes ne sont alors pas affichés comme des erreurs, mais un formulaire apparaît pour créer la nouvelle page. L'interconnexion avec d'autres services wiki populaires est en partie rendue possible par ce que l'on appelle les liens InterWiki.
La plupart des systèmes sont publiés en tant que logiciels libres, souvent sous une version de la licence publique générale GNU (GPL) couramment utilisée. De nombreux systèmes logiciels wiki sont modulaires et offrent leur propre interface de programmation, ce qui permet à l'utilisateur d'écrire ses propres extensions sans connaître l'intégralité du code source.
Un wiki peut être accessible au public sur le World Wide Web, être utilisé dans des réseaux locaux pour un groupe d'utilisateurs spécifique (par exemple comme intranet) ou être utilisé sur un ordinateur individuel pour l'organisation personnelle des informations, par exemple sous la forme d'un wiki de bureau. AcroWiki pour Palm OS est un exemple de logiciel wiki de bureau, Tomboy et Zim pour Linux, VoodooPad pour macOS, Gluebox (indépendant de la plate-forme), ConnectedText et WikidPad pour Windows, ainsi que TiddlyWiki, qui fonctionne côté client (sans serveur) en tant que JavaScript dans chaque navigateur. Pour les wikis accessibles au public, il peut y avoir des restrictions, par exemple par l'obligation de s'enregistrer, de sorte qu'un compte d'utilisateur est lié à d'autres droits d'accès.