Dem Standard zufolge sollten Organisationen Probleme, die sich auf ihren Betrieb oder ihre langfristige Lebensfähigkeit auswirken können, überwachen und überprüfen. Die Bedeutung wird durch den Kontext oder die Bedürfnisse der Betroffenen bestimmt. Wenn sich relevante Änderungen ergeben, müssen sie in das System aufgenommen werden, damit künftige Prozesse davon profitieren können.

Die Norm fordert, dass die Wechselwirkungen zwischen qualitätsrelevanten Prozessen dokumentiert werden. Für alle Funktionen muss dies auch gewährleistet sein:

• Klare Formulierung der zu erfüllenden Aufgaben

• Definition von Verantwortung, Zuständigkeit und Schnittstellen

• Bereitstellung zur Erfüllung erforderlicher Mittel

• Überwachung der Durchführung von Prozessen sowie Bewertung des Erfolges

• Systematische Identifikation von Risiken und Chancen

Kundenorientierung und die daraus resultierende Steigerung der Kundenzufriedenheit sind wesentliche Bestandteile der kontinuierlichen Verbesserung.

Das schrittweise Vorgehen folgt dem PDCA-Zyklus, so dass alle betrieblichen Abläufe ständig analysiert und verbessert werden können.

Im Zusammenhang mit den Zielen und Prozessen einer Organisation sind Risiken und Chancen wichtig. Bei jeder Einführung, Aufrechterhaltung oder Verbesserung des QM-Systems oder seiner Prozesse müssen Risiken und Chancen bewertet werden. Durch die Vorwegnahme von Ereignissen und die entsprechende Planung sind die Unternehmen besser in der Lage, das Auftreten von Problemen zu verhindern.